Digitale formulieren: zo zit dat

Digitale formulieren: een website kan niet zonder. Maar welke formulieren heb je dan nodig? En hoe werkt het allemaal? In dit artikel een korte introductie en de vijf beste tips van specialisten.

Wat is een digitaal formulier?

Een digitaal formulier (soms ook e-formulier genoemd) is een toepassing op internet die (meestal) gebruikt wordt om klantvragen te verwerken én af te handelen. Meestal bestaat een digitaal formulier uit een aantal verplichte en niet verplichte invulvelden, een eventueel vrij invulveld en een zendknop.

Kan ik mijn papieren formulieren gewoon online zetten?

Nee, liever niet. Een digitaal formulier is echt wat anders dan een papieren formulier op een beeldscherm. Een digitaal formulier hoef je niet te printen. Het werkt ook anders, juist omdat gebruik kan worden gemaakt van de voordelen van digitale communicatie. Ten eerste kan een digitaal formulier meteen feedback geven. Is iets niet goed ingevuld? Mist er essentiële informatie? Bij een goed digitaal formulier snapt de gebruiker meteen wat er moet gebeuren.

Het tweede verschil is dat een digitaal formulier helemaal vraaggestuurd ingericht kan worden. Dat betekent dat de bezoeker door de vragen wordt geleid zonder dat zelf echt te merken. Het derde, misschien wel meest cruciale verschil tussen papier en digitaal, is dat een digitaal formulier kan worden gekoppeld aan bronnen van informatie, een betalingssysteem of een identificatiesysteem zoals DigiD. Het is duidelijk dat dit voor veel overheidsorganisaties ook heel spannend is. Let dus op de beveiliging van gegevens en zorg er ook voor dat die inlogschermen juist niet ontmoedigend werken.

Tips voor het maken van een digitaal formulier

1. Een goed digitaal formulier is efficiënt én informatief
Onnodige vragen op een lang formulier werken ontmoedigend. Wees dus selectief
en vraag alleen wat je écht moet weten. Kortom, bij het ontwerpen van een digitaal formulier moet je de balans vinden tussen efficiëntie (zo weinig mogelijkvragen stellen aan uw bezoeker) en informatiewaarde (zo veel mogelijk informatie vergaren voor een goede verwerking).

2. Het digitale formulier roept geen vragen op

Het digitale formulier moet in één oogopslag duidelijkheid zijn. De vragen zijn helder en duidelijk geformuleerd, en eventuele toelichting verstopt je niet onder een icoon. Invulvelden voor telefoonnummers, geboortedata en postcodes sluiten aan wat mensen gewend zijn.

3. Het formulier is uitgebreid getest
Voordat het digitale formulier online gaat, heb je het uitgebreid getest onder een heterogene doelgroep, inclusief je collega’s.

4. Feedback is vriendelijk, informatief en positief
Vergeet als dienstverlener niet de feedback op je systeempagina’s positief te formuleren. Mist er informatie? Wees dan zo specifiek mogelijk. Geef feedback. Niets is vervelender voor een bezoeker of klant dat hij of zij in het ongewisse blijft met wat er is gebeurd met het digitale formulier bij verzending.

5. Wees vriendelijk en informatief
Bedank mensen voor het invullen van een aanvraag, en geef aan waar zij eventueel terecht kunnen als er nog vragen zijn. Let dus goed op de tekst van je bevestigingsmail.

5. PDF bestanden zijn taboe
Een goed digitaal formulier maken is echt heel wat anders dan een papieren formulier elektronisch maken. Verder is de manier waarop mensen internet gebruiken aan het veranderen; daarmee moet je
rekening houden. Zo zijn formulieren in een formaat als PDF praktisch onbruikbaar op een smartphone.

Geef een reactie

Hoe kunnen we helpen?

Benieuwd wat we voor je kunnen doen? Meer weten over onze werkwijze? Stel ons je vraag!

Bel ons op 06 2507 8700

Geknipt voor jou

Welke boeken en blogs lezen we? Welke video's zijn echt meer dan het kijken waard? We hebben ze voor jou op een rijtje gezet.

Naar de bibliotheek