Over de ideale weborganisatie (deel 2)

Webmensen dragen de last van de wereld mee. De loodzware last van watervalmethodes uit de tijd van de eerste Heidelberg drukpers. De remmende kracht van communicatiemensen die de website als zendmast willen gebruiken. De last van de papieren wereld die geen idee heeft van de digitale wereld.

In sommige digitale teams wordt met heel veel vingers gewezen: naar medewerkers in andere afdelingen, decentrale schrijvers, ICT, afdeling communicatie, inkoop, juridische zaken, management.

Het webwerk is teveel, het werk is te zwaar. De mailbox met vragen en verzoeken puilt uit. De website lijkt inmiddels meer op een uit de hand gelopen frankensteinexperiment dan een serieus kanaal voor dienstverlening.

Ik heb in de afgelopen jaren met veel webmensen gesproken die soms letterlijk slapeloze nachten hebben vanwege de digitale chaos. Hoe kan dit? Ligt het digitaal falen aan webmensen, aan management of is het iets anders?

Het ligt nooit aan goede intenties van alle betrokkenen. Maar één ding is zeker. Vingerwijzen helpt alvast niet. Nadenken over eigen taak, rol en verantwoordelijkheid helpt wél.

In het eerste artikel over de ideale weborganisatie (deel 1) beschreef ik het nut van digital governance en het digital governance framework van Lisa Welchman. Het mooie van governance is dat je gesprekken over digitaal uit de wereld van welles en nietes haalt en waardevrij gaat kijken naar de situatie die er is. Soms zie je eerst alleen maar chaos, maar al snel zie je iets van structuur. Er is altijd in iedere organisatie wél iets goed geregeld op het gebied van digital governance.

Overigens hoor ik ook wel de kritiek op het werk van Lisa Welchman, namelijk dat het zo groots en meeslepend zou zijn. Dat haar aanpak alleen geschikt kan zijn voor grote organisaties met nog grotere budgetten. Hier is het nieuws: iedereen kan íets ondernemen om webteams uit de calimerostand te krijgen.

Natuurlijk, het mooiste is wanneer de opdracht om de digitale chaos te veranderen in digitale perfectie afgeleverd wordt uit de boardroom tezamen met een serieuze zak geld. Voorlopig zal die dag niet snel aanbreken in de meeste organisaties.

Maar wat kun jij als webprofessional concreet, nu, gaan doen om je team in stelling te krijgen? Hoe kan je je eigen positie steviger maken in je organisatie? Alles draait om het overbruggen van de kenniskloof tussen jou en anderen en het op een prettige manier aanwezig zijn op het juiste moment. De eerste stappen zet jij. Welke?

  1. Onderzoek de beloften van eigen management en/of bestuur. Wat zijn de beloftes van de organisatie? Wat zijn de afspraken rond digitale dienstverlening? Wordt er iets geschreven of beloofd over ‘de klant centraal’? Dergelijke beloften zijn altijd wel ergens te vinden: in bestuursakkoorden, programmaplannen en visiedocumenten. Soms zijn de doelen helder, soms zijn ze met elkaar in tegenspraak. Maar ze zijn altijd beschreven, in iedere organisatie. Detecteer en lees die documenten en bedenk hoe en wanneer je aan deze beloften jouw bijdrage kunt gaan leveren. Maak eens een afspraak met degene die het document heeft gemaakt en praat er over wat je zou kunnen bijdragen.
  2. Weet wat management wat uit de slaap houdt. Waar ligt je management wakker van? Welk doel moet worden behaald? Besparing? Meer geld verdienen, conversie? Reputatie, beveiliging? Zorg dat je dat weet. Met die kennis kun je het digitale kanaal het middel laten zijn om een belangrijk doel te bereiken. Wees de oplossing, niet het probleem. Praat in managementtermen, niet in webteamtermen.
  3. Ken het proces in je organisatie. Niets is dodelijker voor je functioneren en imago is in onwetendheid verkeren over wat de mensen in je organisatie doen en je klanten vragen. Zorg dus dat je weet hoe het primaire proces verloopt en wie er bij betrokken zijn en wat de rol is van digitaal.
  4. Hou je vakkennis bij en wees de vertrouwde adviseur. Weet waar je over spreekt. Alleen dan kun je adviseren. Als digitaal expert lees je minimaal één boek of artikel per week en doe je een paar trainingen en webinars per jaar. Als het digitale werk je niet kan boeien, zoek dan een baan met inhoud die wel je interesse heeft.
  5. Oefen je verhaal. Een professional herken je aan zijn of haar vakkennis en een gedegen voorbereiding. Er is een kernprobleem, en een kernboodschap. Een goed verhaal is getest, geoefend en wordt herhaald.
  6. Wees aardig. Wees geduldig, aardig, behulpzaam. Praat minder en luister meer. Een van de mooiste artikelen over dit onderwerp, geschreven door Jonathan Kahn, vind je op Alistapart.

En mijn belangrijkste tip is deze: Doe iets. “If it’s not planned, it is not real.” Leuk dat je dit leest, maar pak nu je agenda en blokkeer een dagdeel volgende week. Ga met één van deze punten aan de slag. Blijf niet hangen in goede voornemens.

Als jij in een ‘onzichtbaar’ webteam werkt, probeer dan eens naar dit team en jezelf te kijken door de ogen van het management. Kijk eens naar wat het team doet en hoeveel het bijdraagt aan de afgesproken organisatiedoelstelling. Wat was het laatste wapenfeit van je team en wanneer heb je in de directiekamer een inspirerend verhaal afgestoken? Wanneer kwam jij met de cijfers en onderbouwing voor de richting die je team in wil slaan?

Het is dus niet de vraag waarom je als webprofessional niet aan tafel wordt gevraagd bij het management, de vraag is wanneer jij er (weer) zit. Desnoods met een powerpoint. Succes!

Geef een reactie

Hoe kunnen we helpen?

Benieuwd wat we voor je kunnen doen? Meer weten over onze werkwijze? Stel ons je vraag!

Bel ons op 06 2507 8700

Geknipt voor jou

Welke boeken en blogs lezen we? Welke video's zijn echt meer dan het kijken waard? We hebben ze voor jou op een rijtje gezet.

Naar de bibliotheek