Over de ideale weborganisatie (deel 3)

Er zijn veel verschillende variabelen die een webteam definiëren: groot, klein, formeel, informeel, proactief, reactief. Echter, slechts twee dimensies zijn overal ter wereld dominant. De eerste dimensie is de organisatievorm: centraal georganiseerd versus decentraal georganiseerd. De tweede dimensie betreft de uitgangspunten voor webcommunicatie en webbeheer: niet-professioneel versus professioneel.

Kwadrant voor Contentmanagement

Door deze twee dimensies te plaatsen op elk een as, krijg je een schema met vier verschillende kwadranten. Elk van die kwadranten representeert een manier van beheer met elk eigen kernmerken.

Square of Web management

Vierkant 1: centraal beheer door de niet-webspecialist

In vierkant 1 is de ‘jack of all trades’ aan het werk. Dit is de klassieke webmaster van de jaren 90 uit de vorige eeuw. We hebben het over de tijd dat voor het plaatsen van content specifieke kennis nodig was van HTML. CMS’en bestonden eigenlijk nog niet. Webbeheer was vanwege al die technische implicaties ondergebracht bij een applicatiebeheerder.
De centrale webfiguur is in dit vierkant de handige webmaster, meestal werkzaam bij afdeling ICT en specialist op het domein van techniek. Deze persoon was verder niet proactief bezig met inhoud; hij of zij kreeg verzoeken van anderen in de organisatie om iets te plaatsen of te veranderen.

Vierkant 2: decentraal beheer door niet-webspecialisten

Met de komst van CMS’en werden decentrale beheermodellen populair. Daarmee kan iedereen die een wachtwoord en gebruikersnaam krijgt iets online zetten. In sommige organisaties publiceren honderden mensen los van elkaar zonder enige aansturing teksten op de website, de zogenoemde ‘put it uppers’. Gerry McGovern noemt het ‘amateur web management’. Lisa Welchman heeft het over een systeem zonder regels: ‘chaos’.

Websites met decentraal beheer door niet-webspecialisten kun je herkennen aan de zichtbare complexiteit, enorme hoeveelheden content met wisselende toon en stijl, zendergerichte en vaak ontoegankelijke content.

Vierkant 4: decentraal beheer met professionals

Vierkant 4 beschrijft de situatie waarin naast een kernteam een distributed team volgens afgesproken standaarden werkt, inhoudsdeskundig is en zelfstandig de website en overig kanalen beheert volgens een geaccordeerde strategie vanuit meerdere afdelingen of divisies. De mensen in dit team zijn webprofessionals met afgebakende taken.

Vierkant 3: professioneel beheer, centraal georganiseerd

Dit vierkant is de ideale organisatievorm voor webprofessionals die graag grip hebben. Het beheer gebeurt door een kleine club mensen, die zijn opgeleid voor web en er continu mee bezig zijn. Op dit moment maken wat kleinere organisaties de stap van decentraal niet-professionaal naar centraal-professioneel beheer. Voor veel webteams van gemeentesites is dit een werkbare vorm omdat zij met hun dienstverleningsdoelstelling als snel genoeg hebben aan een compacte website die met relatief weinig mensen te beheren is vanuit een kernteam. Cruciaal punt voor succes is de aansluiting van dit team op meetbare organisatiedoelen en vertegenwoordiging in – of op zijn minst afstemming met – management.

Het team in vierkant 3 bestaat uit stevig opgeleide en door de wol geverfde professionals die zowel kunnen denken als doen. Voor dit team zijn standaarden leidend en staat strategie centraal in het nemen van beslissingen. Als de stap wordt gezet van vierkant 2 naar 4, dan is de rol van decentrale schrijvers veranderd in correspondenten of inhoudsdeskundigen. Het (centrale) kernteam kan hen consulteren wanneer zij hun inhoudelijke expertise nodig hebben.

Wat is de ideale organisatievorm?

Hoe moet je nu een team organiseren? Zoals ik in Over de ideale weborganisatie, deel 1 al schreef: dat hangt er van af. Ik werk bijvoorbeeld liever met een decentraal team met professionals dan een centraal team met webamateurs. Maar het moge duidelijk zijn, in complexe en internationale organisaties kun je niet om een decentrale organisatievorm heen. Maar in die context zul je goed moeten werken aan standaarden, beleid en strategie.

Ik heb op meerdere plaatsen centrale teams met professionals opgeleid en geïnstalleerd en dat werkte uitstekend, zelfs in de meest ingewikkelde bureaucratische organisaties. Daarbij hoort ook het beschrijven en waarderen van taken in het decentrale team. Bij het selecteren van teamleden voor het kernteam is mijn advies om vooral te letten op persoonlijkheid en kaliber. Verstand hebben van het web en kunnen schrijven voor het web zie ik als noodzakelijke voorwaarden. Advies- en communicatievaardigheden en een onderzoekende, proactieve instelling zijn vaak doorslaggevend.

Mijn conclusie na meer dan tien jaar veldwerk, trainingen, onderzoek, congressen en gesprekken over de hele wereld is dat je als webprofessional alleen aan professionele standaarden voor content, techniek en vormgeving kunt voldoen als je werkt met collega’s die opereren volgens professionele standaarden. Ik zie het kernteam als de plek waar gewerkt wordt aan die standaarden.

De winst van digital governance

Er is maar één manier om echt iets te doen aan de problemen van slechte websites en dat is de weborganisatie aan te passen aan de doelen die de organisatie heeft. Serieus aan de slag met contentmanagement en digital governance dus. Niet even tijdens je webproject, maar altijd en voortdurend. De juiste mensen aannemen, het team in orde maken, afscheid nemen van rammelende techniek en treuzelende leveranciers. Kennis op peil brengen. Trainen, aan de slag. Dat allemaal.

De ideale weborganisatie heeft een kernteam dat bestaat uit mensen die geselecteerd, getraind en beloond worden om hun werk te doen. Mensen die expert zijn of bereid zijn dit te worden op het gebied van webcommunicatie en digitale dienstverlening. Dit kernteam wordt ondersteund door mensen in en buiten de organisatie bij wie taken en rollen helder en duidelijk zijn.

Ik zie betere websites ontstaan in de organisaties waarin werk wordt gemaakt van digital governance. Een fantastisch bijproduct van dit proces, is dat de samenwerking tussen de betrokken mensen verbetert, simpelweg omdat er gesprekken worden gevoerd. Governance is in dit opzicht 100 procent waardevrij. Het is beschrijvend, het is daarmee een heel goede manier om in gesprek te gaan en te blijven.

Geef een reactie

Hoe kunnen we helpen?

Benieuwd wat we voor je kunnen doen? Meer weten over onze werkwijze? Stel ons je vraag!

Bel ons op 06 2507 8700

Geknipt voor jou

Welke boeken en blogs lezen we? Welke video's zijn echt meer dan het kijken waard? We hebben ze voor jou op een rijtje gezet.

Naar de bibliotheek