Het probleem dat webproject heet

Webprojecten: het is onmogelijk ze vooraf te plannen en op onderdeel te begroten. De wereld is niet meer voorspelbaar en ook digitale projecten zijn dat niet. Aanbestedingen lijken daarom meer op waarzeggerij dan dat ze de realiteit beschrijven.

Tot begin deze eeuw waren onze digitale bedrijfsprocessen nog best aardig te managen. Bij een probleem ging het management aan de slag met het vraagstuk als een ingewikkeld uurwerk waar een nieuw radertje in moest worden gestoken.

Het sturen op onzekerheid in die moeilijke projecten gebeurde door middel van aanbestedingen en het vastleggen van details en uitwerkingen vooraf.

Een webproject was toen veel werk en ook best gecompliceerd (moeilijk), maar met een vrij heldere lineaire werkwijze lukte het vaak nog wel.

Het startschot viel als iemand riep dat er nieuwe techniek nodig was zoals een CMS (content management systeem). Het project kwam dan lekker op gang met een PvE (een programma van eisen) dat de opmaat vormde voor een maandenlange aanbestedingsprocedure.

Kenmerk van die aanbestedingen was dat vooraf zoveel mogelijk ‘features’ en eisen werden opgesteld en vervolgens voorgelegd aan een set leveranciers in het domein. Risico’s op ‘meerwerk’ werden neergelegd bij de beoogde leverancier.

Digitaal is inmiddels niet alleen moeilijk, het is complex geworden dankzij bijvoorbeeld de benodigde samenwerkingen met andere organisaties en padafhankelijkheid in techniek. Ik noem wat voorbeelden van samenhangende systemen en zaken bij gemeenten: zaaksystemen, sociale kaarten, nieuwe wet- en regelgeving, formulierengeneratoren en koppelingen met landelijke systemen.

Wie een ecosysteem van techniek wil managen alsof het een uurwerk of machine is, komt al snel van de koude kermis thuis. Er zijn namelijk ook mensen bij betrokken.

Het probleem van aanbestedingen is verder dat als het document af is, de wensen en benodigde oplossingen al weer veranderd kunnen zijn.

Anno nu zijn veel contextvariabelen en afhankelijkheden simpelweg niet te vatten in aanbestedingsdocumenten. Of je probeert het wel en dan selecteer je de leveranciers die het beste met aanbestedingsprocedures kunnen omgaan. Andere risico’s van aanbesteden in een complexe wereld zijn bijvoorbeeld: ongelukkige opdrachtgevers en opdrachtnemers, eindeloze vragenrondes over zaken die nog niet duidelijk zijn en in het slechtste scenario budgetoverschrijdingen en rechtszaken.

Organisaties anno nu moeten zich voorbereiden op een wereld die niet meer met aanbestedingen en aannames te managen is. Niet verrassend, maar relevanter dan ooit: organisaties moeten hun inrichting en werkwijze veranderen zodat ze met de voorspelbare onvoorspelbaarheid kunnen omgaan.

“Complex [..] means that our organizations are required to act as flexible systems, adaptively responding to the changeable reality around them, having to find solutions to diffuse issues, working closely together with their environment.” (Freek Peters, 2015: 18)

Iedere organisatie die langer bestaat dan het digitale tijdperk heeft te maken met complexiteit versus ontoereikende organisatiestructuren. Silos, anyone? Het is niet dieper dan dat. Veranderingen volgen zich steeds sneller op. Organisaties functioneren bovendien binnen netwerken en staan onder invloed van de buitenwereld. Deze variabelen gelden eveneens of misschien zelfs vooral voor overheidsorganisaties.

De website is het digitale gezicht van de organisatie en de afspiegeling van processen daarbinnen. Wat je deze maand hebt bedacht (een app, een folder, een digitale transactie achter een DigiD) blijkt misschien toch niet lekker te werken.

Het heeft geen zin om aanbestedingen te gaan organiseren voor uitkomsten en processen die je vooraf niet kunt bedenken. Aanbestedingen gaan immers over het product dat je wil kopen. Niet over het proces dat je wil organiseren.

Ondanks vele mislukkingen in de wereld van aanbestedingen – die zelfs leidden tot parlementaire onderzoeken – gaan toch nog steeds organisaties door met aanbesteden van producten. Het lijken nu niet meer dan oude, niet meer functionele rituelen in een onzekere wereld. It is like brushing mammoths and washing dinosaurs.

Maar als je digitale dienstverlening echt anders en beter wil inrichten, moet je als organisatie meer doen dan een nieuwe website kopen door middel van een aanbesteding van het product.

Aanbestedingen gaan over zo goed mogelijk verzinnen of voorspellen wat je nodig hebt zonder te weten hoe de wereld er straks uitziet. Leveranciersselectie gaat over het selecteren van de leverancier die je nodig hebt bij het oplossen van je vraagstuk in een onzekere wereld.

De projectmethode die hier op aansluit is een agile methode zoals scrum. Die methode gaat er vanuit dat onzekerheid en verandering de enige constante in projecten is. In die methode is het constructief omgaan met die veranderingen helemaal ingebakken. Je gaat dan geen vooraf uitgedokterde producten of applicaties aanbesteden, maar een samenwerking starten. In de samenwerking onderzoek je het probleem van alle kanten en werk je samen in stappen aan de oplossing van het vraagstuk. Als je de spelregels goed toepast gaat het werk sneller en is de kwaliteit van het geleverde hoger.

En natuurlijk, het selecteren van zo’n leverancier doe je ook volgens de regels. Je stelt aan die leverancier eisen. Bijvoorbeeld dat deze zich houdt aan de industriestandaarden en wettelijke eisen. Of dat deze zich beperkt tot een aantal sprints en een maximum bedrag om te besteden. Om dat te kunnen doen heb je echt geen aanbestedingscircus nodig maar verstand van zaken en een open houding.

Meer weten

Sta je aan de start van een complex project en wil je weten hoe je dit aanpakt? Zoek je iemand om het vraagstuk mee in kaart te brengen? Of zit je in een project maar heb je het idee dat het project vastloopt? We gaan met je team aan de slag en richten het project in op een manier die aansluit op de wereld van nu.

Geef een reactie

Hoe kunnen we helpen?

Benieuwd wat we voor je kunnen doen? Meer weten over onze werkwijze? Stel ons je vraag!

Bel ons op 06 2507 8700

Geknipt voor jou

Welke boeken en blogs lezen we? Welke video's zijn echt meer dan het kijken waard? We hebben ze voor jou op een rijtje gezet.

Naar de bibliotheek