Veel organisaties worstelen met de vraag wie over welk onderwerp beslissingen over mag nemen. Wie bepaalt wat een goede tekst is? Wie kiest de leveranciers? Waar zijn de standaarden? Hoe zit het met digitale toegankelijkheid en beveiliging? Wie betaalt de nieuwe vormgeving? Dit soort vragen, elke dag weer en met name het uitblijven van antwoorden, kunnen alle energie uit het werk halen.
Met heldere digital governance is duidelijk wie waarover beslist. In plaats van tijd te besteden aan de vraag ‘wie gaat hierover’ gaat de vraag over hoe het probleem moet worden opgelost. Door aandacht te besteden aan governance ontstaat er ruimte. Ruimte om de juiste dingen te doen.
Er zijn verschillende manieren om aan de slag te gaan met digital governance. In de kern gaat om het vinden van antwoorden op de volgende centrale vragen:
- Wat valt er onder ‘digital’ en het digitale gezicht van de organisatie?
- Wie maken deel uit van het gehele digitale team? Dus wie zijn betrokken bij het digitale gezicht van de organisatie, binnen én buiten de organisatie? Wat doen deze mensen? Waar gaan zij over? Ontbreken er mensen op cruciale punten?
- Wat is het niveau van volwassenheid voor techniek, content, systemen en zijn deze zaken in samenhang?
- Is er een digitale strategie? En zo ja, wie geeft input, op welke manier en wie beslist?
- Welke ‘policies’ (beleid) zijn er? Welke juridische zaken moeten worden afgedicht? Denk aan beveiliging, privacy, toegankelijkheid, intellectueel eigendom enzovoort. Wie geeft input, op welke manier en wie beslist?
- Welke standaarden zijn er? Wie gaat over die standaarden en zorgt dat ze op regelmatige basis worden bijgewerkt?
- Wie is aansprakelijk, wie is verantwoordelijk? Wie moet worden geconsulteerd en wie geïnformeerd? En wie gaat het werk uiteindelijk doen?
Het vinden van de antwoorden is werk dat alleen gezamenlijk kan worden gedaan. Governance frameworks ontstaan niet achter een beeldscherm bij een ploeterende medewerker, maar in multidisciplinaire teams rond dezelfde tafel. Wij doen dit in verschillende werksessies.
Meer weten over governance en teams? Kijk in de mediatheek of start met het eerste artikel: Over de ideale weborganisatie (deel 1).
Digital Governance Maturity Index (DGMI)
De Digital Governance Maturity Index (DGMI) is een audit die laat zien waar een organisatie zich bevindt voor wat betreft de ontwikkeling van digital governance. Die audit hebben we in de afgelopen jaren gemaakt en doorontwikkeld op basis van de bestaande theorie over dit onderwerp gekoppeld aan de Nederlandse praktijk. De DGMI bevat een aantal checks en de uitkomst koppelt het gewenste kwaliteitsniveau aan inrichting van benodigd beheer en bijbehorende activiteiten.
Belangrijkste onderdelen van de DGMI:
- Inventarisatie en adviesgesprek(ken) over de aspecten van digital governance
- Bespreken diverse dimensies zoals kenmerken strategie, personele bezetting, standaarden, techniek
- Analyse van de huidige situatie gekoppeld aan aanbevelingen voor gewenste verandering
- Presentatie van rapport aan de hand van gesprekken en analyse
Dit levert de DGMI op:
- Inzicht in de plaats waar de organisatie staat voor wat betreft ontwikkeling van beheer en governance
- Zicht op de sterktes en zwaktes van de digitale governancestructuur
- Startpunt voor vervolg en input voor te formuleren doelstellingen en gerelateerde activiteiten voor doorontwikkeling
Meer lezen? Dit artikel beschrijft de DGMI in relatie tot fasen in webontwikkeling en digital governance.
